Акт списания ГСМ — это первичный учётный документ, на основании которого стоимость израсходованного топлива переносится из запасов (счёт 10.3 «Топливо») в расходы компании (счета 20, 26, 44). Именно акт является основанием для бухгалтерской проводки.

Без акта расходы на топливо не могут быть признаны документально подтверждёнными по статье 252 НК РФ — а значит, налоговая вправе исключить их из базы по налогу на прибыль.

Акт составляется на основании путевых листов за период. Он содержит сводные данные: суммарный пробег, объём топлива по норме и по факту, стоимость к списанию.

Периодичность составления акта компания устанавливает самостоятельно и фиксирует в учётной политике. Наиболее распространённые варианты:

• Ежемесячно — наиболее распространённый подход, удобен для совмещения с ежемесячным закрытием периода.
• Ежеквартально — применяется в небольших компаниях с низкой интенсивностью использования транспорта.
• Еженедельно или по каждому путевому листу — при большом автопарке с высокой оборачиваемостью.

Важно: дата акта должна совпадать с датой списания в бухгалтерском учёте. Акт «задним числом» — риск при налоговой проверке.

Для того чтобы законно провести списание ГСМ, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для её назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ.

Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража.

Создание комиссии требуется только в крупных организациях — предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя, оформленного в письменном виде.

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание ГСМ нет. Компания разрабатывает форму самостоятельно. Но документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

Обязательные реквизиты:

• наименование документа
• дата составления
• наименование организации
• содержание хозяйственной операции
• измерители операции в натуральном и денежном выражении
• наименование должностей лиц, ответственных за операцию
• подписи этих лиц с расшифровкой

Рекомендуемые дополнительные данные:

• период, за который составляется акт
• перечень транспортных средств
• ФИО водителей
• пробег по каждому ТС и путевому листу
• норма расхода топлива (л/100 км)
• нормативный расход топлива за период
• фактический расход топлива
• отклонение факта от нормы
• цена топлива и общая сумма к списанию
• ссылки на путевые листы

Акт состоит из трёх частей.

Шапка документа
В шапке документа нужно указать сведения об организации и название документа. Также указываются: дата и номер документа, период списания, основание — реквизиты приказа о создании комиссии.

Основная часть
В основной части прописывается состав комиссии с расшифровкой должностей и ФИО. Обозначается причина списания материалов — например, для использования в производственных целях или для служебных поездок.

Далее идёт таблица с детализацией по каждому ТС или путевому листу:

В итоговой строке — суммарное количество литров и общая сумма к списанию.

Подписи
Подписывают все члены комиссии с расшифровкой должностей и ФИО. Акт утверждается руководителем организации.

Личный автомобиль сотрудника
Когда работники используют собственные автомобили в служебных целях, акт на списание ГСМ не составляется. В таких случаях все расходы учитываются через систему компенсационных выплат, размер которых устанавливается внутренними документами организации и трудовыми договорами.

Перерасход топлива
Если фактический расход превысил нормативный — акт составляется на фактически израсходованное количество. Превышение нормы отражается отдельно и требует обоснования: служебной записки с объяснением причин или акта контрольных замеров.

Расходы в пределах нормы принимаются в налоговом учёте без ограничений. Расходы сверх нормы — только при наличии экономического обоснования.

Нулевой остаток топлива
Если в путевом листе указан нулевой остаток в баке при возвращении — это не автоматически означает, что весь бак израсходован за рейс. При составлении акта нужно сверить данные с нормативным расходом по пробегу. Систематическое несовпадение — повод для внутренней проверки.

Смазочные материалы
Акт списания охватывает не только топливо, но и ГСМ в широком смысле: моторные масла, охлаждающие жидкости, тормозная жидкость. Нормы расхода масел также регламентированы Распоряжением Минтранса № АМ-23-р — как правило, в процентах от расхода топлива.

На основании подписанного акта бухгалтерия делает проводки:

Выбор счёта зависит от назначения транспортного средства, зафиксированного в учётной политике.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями.

Акт составляется строго на основании принятых путевых листов. Каждая строка акта должна быть обеспечена путевым листом с реквизитами. Путевые листы без отметки о медосмотре и техконтроле — риск при проверке: налоговая может отказать в признании расходов по некорректно оформленным листам.

Акт списания ГСМ хранится не менее пяти лет — как первичный учётный документ по статье 29 Федерального закона № 402-ФЗ. Путевые листы, на основании которых составлен акт, также хранятся не менее пяти лет.

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные для коммерческих грузоперевозок становятся обязательно электронными. Это не меняет порядок составления акта списания ГСМ, но уточняет пакет документов, подтверждающих транспортные расходы в целом.

При переходе на электронные путевые листы (ЭПЛ) данные о пробеге, времени выезда и возвращения фиксируются автоматически с криптографической меткой. Это упрощает составление акта — все данные уже в системе, без ручного переноса из бумажных листов.

Акт списания ГСМ — обязательный документ для признания расходов на топливо в налоговом учёте. Унифицированной формы нет — компания разрабатывает её самостоятельно с соблюдением обязательных реквизитов по 402-ФЗ. Акт составляется на основании путевых листов — ежемесячно или с другой периодичностью, зафиксированной в учётной политике.

В крупных компаниях акт подписывает комиссия (бухгалтер, водитель, начальник гаража). В малом бизнесе достаточно решения руководителя. Расходы сверх нормы принимаются только при наличии обоснования.

В ЮСАВТО акт списания ГСМ формируется автоматически на основании путевых листов за выбранный период. Система рассчитывает нормативный и фактический расход по каждому ТС, подсвечивает отклонения, подтягивает данные об организации и водителях. Итоговый документ готов к подписанию — без ручного сбора данных из разных источников.