Транспортные расходы включают затраты на перевозку, оплату услуг сторонних перевозчиков, затраты на топливо (ГСМ), содержание собственного автотранспорта, аренду транспортных средств и другие связанные издержки.

Полный состав транспортных расходов организации:

Расходы на топливо и ГСМ. Бензин, дизельное топливо, газ, моторные масла и смазочные материалы. Для включения в расходы необходимы путевые листы с отметками о пробеге и документы, подтверждающие факт заправки.

Содержание собственного транспорта. Техническое обслуживание, ремонт, замена запчастей, шин, аккумуляторов. Расходы подтверждаются актами выполненных работ и накладными на запчасти.

Аренда транспортных средств. Платежи по договорам аренды ТС — как с экипажем, так и без. При аренде с экипажем расходы на водителя входят в арендную плату; без экипажа — учитываются отдельно.

Оплата услуг сторонних перевозчиков. Если компания привлекает транспортные организации для перевозки грузов или пассажиров. Подтверждается транспортной накладной и актом оказанных услуг.

Страхование транспортных средств. ОСАГО, КАСКО, страхование ответственности перевозчика. Расходы учитываются равномерно в течение срока действия полиса.

Расходы на парковку и платные дороги. Оплата парковочных мест, платных трасс, сборов за проезд по мостам и тоннелям.

Амортизация транспортных средств. При использовании собственных ТС амортизация начисляется ежемесячно и включается в состав расходов.

Заработная плата водителей. ФОТ, страховые взносы, компенсации. Учитываются в составе расходов на оплату труда, но фактически являются частью транспортных затрат.

Организация в своей учётной политике должна предусмотреть распределение транспортных расходов на прямые и косвенные.

Это разграничение принципиально важно для налогового учёта: от него зависит, когда расходы уменьшают налогооблагаемую базу.

Прямые транспортные расходы

Прямые транспортные расходы включаются в себестоимость товаров (продукции) и списываются в состав затрат при налогообложении прибыли в момент их реализации покупателю.

Примеры прямых расходов:

• доставка сырья и материалов для производства
• транспортные расходы на доставку оборудования
• доставка готовой продукции до покупателя
• внутреннее перемещение между цехами и складами

Косвенные транспортные расходы

Косвенные расходы учитываются в момент возникновения в текущем месяце без привязки к продажам (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Примеры косвенных расходов:

• транспортные расходы на служебные поездки
• доставка канцелярии и расходных материалов
• расходы на содержание административного транспорта

Исключения из правила деления

Есть исключения для двух типов компаний: которые применяют кассовый метод учёта (например, при УСН) — у них деления на прямые и косвенные затраты нет, так как все расходы учитываются при их оплате; которые оказывают услуги — они могут учитывать все затраты в период их осуществления (п. 2 ст. 318 НК РФ).

При бухучёте затрат, связанных с транспортировкой, рекомендуется руководствоваться ПБУ 10/99 «Расходы организации».

В зависимости от характера расходов они отражаются на разных счетах:

ГСМ первоначально приходуется на счёт 10.3 «Топливо», затем при списании переносится на счета затрат (20, 23, 26, 44) на основании акта списания.

Транспортные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль — при соблюдении трёх условий из статьи 252 НК РФ: расходы экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Перечень прямых транспортных затрат не регламентирован нормами НК и определяется налогоплательщиком самостоятельно на основании отраслевых нормативных актов и особенностей технологического процесса. Это означает, что компания сама решает в учётной политике, какие расходы считать прямыми, а какие — косвенными. Главное — зафиксировать выбор и применять последовательно.

Расходы на собственный транспорт

Расходы на содержание собственного автопарка учитываются по подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. В их состав включаются: ГСМ в пределах норм, ремонт и техническое обслуживание, страхование, транспортный налог, амортизация.

Расходы на привлечённый транспорт

Оплата услуг сторонних перевозчиков учитывается по подпункту 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ как материальные расходы (если это производственные перевозки) или по статье 264 НК РФ (если прочие). При наличии НДС в счёте-фактуре — налог принимается к вычету.

Транспортные расходы в торговле

Для торговых организаций действуют особые правила. Транспортные расходы по доставке товаров до склада организации — это прямые расходы, которые распределяются между реализованными товарами и остатком на складе. Расходы по доставке товаров покупателю — косвенные, списываются в текущем периоде.

Это один из самых частых вопросов при налоговой проверке. Пакет документов зависит от типа транспортных расходов.

Собственный транспорт

• Путевые листы — основной документ, подтверждающий факт использования ТС. Без путевого листа расходы на ГСМ не принимаются. Требования к реквизитам — Приказ Минтранса № 390 от 28.09.2022.
• Акты списания ГСМ — сводный документ по итогам периода на основании путевых листов.
• Чеки АЗС или выписка по топливной карте — подтверждают факт заправки.
• Приказ о нормах расхода ГСМ — обосновывает нормативный расход.
• Акты выполненных работ по ТО и ремонту — подтверждают расходы на обслуживание.

Привлечённый транспорт

• Транспортная накладная (ТН или ЭТрН) — первичный документ по договору перевозки. С 1 сентября 2026 года для коммерческих грузоперевозок обязательна электронная форма.
• Акт оказанных услуг — подтверждает факт и стоимость транспортных услуг.
• Счёт-фактура — для принятия НДС к вычету.
• Договор с перевозчиком — подтверждает основание для расходов.

Аренда транспорта

• Договор аренды с указанием стоимости и срока.
• Акт приёма-передачи ТС.
• Ежемесячные акты об оказании услуг аренды.
• При аренде с экипажем — путевые листы не требуются, но могут запрашиваться налоговой для подтверждения производственного использования.

Нет путевых листов. Расходы на ГСМ без путевых листов — это риск доначисления при любой проверке. Путевой лист подтверждает не только факт поездки, но и её производственный характер.

Неправильно выбрано разграничение прямых и косвенных расходов. Если налоговая выявит нарушения, то доначислит налог на прибыль. Методику нужно зафиксировать в учётной политике и применять последовательно.

Расходы на ГСМ сверх норм без обоснования. Превышение нормативного расхода без служебной записки или акта — риск снятия расходов при проверке. Норма должна быть утверждена приказом.

Нет договора с перевозчиком. Расходы на услуги стороннего перевозчика без договора — слабая позиция при проверке даже при наличии накладных и актов.

Расходы экономически не обоснованы. Например, аренда дорогого транспорта для административных нужд при наличии собственного. Налоговая вправе оспорить обоснованность.

При использовании собственного транспорта НДС к расходам не применяется — это затраты компании.

При привлечении сторонних перевозчиков, если они работают с НДС, компания вправе принять входящий НДС к вычету. Условия стандартные: счёт-фактура оформлен правильно, услуга принята к учёту, используется в деятельности, облагаемой НДС.

При заправке по топливным картам НДС с каждой транзакции принимается к вычету на основании счёта-фактуры от топливного оператора. С 1 января 2026 года ставка НДС составляет 20% — это делает вычет ещё более существенным для плательщиков налога.

Для производственных компаний, распределяющих транспортные расходы по видам продукции, применяются две основные методики.

Пропорционально объёму перевезённых товаров. Транспортные расходы за период делятся на суммарный объём перевезённых товаров. Полученная ставка умножается на объём перевозок по каждому виду продукции.

Пропорционально стоимости товаров. Используется для торговых организаций при распределении расходов на доставку между остатком товаров на складе и реализованными товарами.

Формула распределения транспортных расходов для торговли:

ТР на реализованные товары = (ТР начало + ТР за период) × (Выручка / (Выручка + Стоимость остатка на конец))

Транспортные расходы — широкая категория, включающая ГСМ, содержание транспорта, аренду, страхование, услуги перевозчиков и амортизацию. Для принятия в расходы по налогу на прибыль нужно соблюсти три условия: экономическая обоснованность, документальное подтверждение, связь с получением дохода.

Ключевые документы: путевые листы, акты списания ГСМ, транспортные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры. Разграничение на прямые и косвенные расходы фиксируется в учётной политике и применяется последовательно.

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные для коммерческих грузоперевозок переходят в электронный формат — это меняет состав подтверждающих документов.

В ЮСАВТО все данные для подтверждения транспортных расходов собраны в одном месте: путевые листы с отметками медосмотра и техконтроля, акты списания ГСМ с расчётом нормы и факта, история транзакций по топливным картам. При налоговой проверке не нужно собирать документы из разных источников — вся первичка доступна в системе.