Основной документ — Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Действует с 1 марта 2023 года, установлен до 1 марта 2029 года.

В 2023 году в порядок внесены изменения Приказом Минтранса № 159 от 05.05.2023 — они уточнили требования к видам перевозок и порядку простановки отметок.

Помимо Приказа № 390, путевой лист как первичный документ должен соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Все юридические лица и ИП, использующие транспортные средства в своей деятельности. Форма собственности и тип деятельности значения не имеют. Путевые листы оформляют на каждое транспортное средство организации и регистрируют в журнале регистрации.

Заполнять бланк может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа — например, менеджер, бухгалтер или диспетчер.

Если автомобиль арендован без экипажа — путевой лист оформляет арендатор. Если с экипажем — арендодатель (так как он обеспечивает водителя).

Официального бланка бумажного путевого листа нет. Форму можно разработать самостоятельно — главное включить в неё обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390.

Наименование — это обязательный реквизит первичного документа по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Исключать его из формы нельзя, хотя такой реквизит не предусмотрен Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Укажите также тип транспорта — например, «Путевой лист легкового автомобиля». Проставьте номер документа в соответствии с журналом учёта.

На практике большинство компаний берут за основу исторические формы Госкомстата (№ 3 — легковой, № 4-С и 4-П — грузовой, № 6 — автобус) и дорабатывают их под актуальные требования. Подробнее о видах форм — в нашей статье про путевые листы в 2026 году.

Организации и ИП вправе составлять путевые листы в электронном виде — переход на электронные перевозочные документы добровольный (п. 9 Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Решение оформлять путевой лист в электронной форме закрепляется в учётной политике. Для этого нужно выбрать оператора ЭДО из реестра операторов ИС ЭПД при Минтрансе.

Скачать бланки путевых листов:

• Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) — скачать бланк
• Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С) — скачать бланк

Бланки содержат основные поля для заполнения. Перед использованием проверьте, что форма дополнена обязательными реквизитами по Приказу Минтранса № 390 от 28.09.2022 — в первую очередь полем для СНИЛС водителя и актуальными видами перевозок.

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание ГСМ нет. Компания разрабатывает форму самостоятельно. Но документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

Обязательные реквизиты:

• наименование документа
• дата составления
• наименование организации
• содержание хозяйственной операции
• измерители операции в натуральном и денежном выражении
• наименование должностей лиц, ответственных за операцию
• подписи этих лиц с расшифровкой

Рекомендуемые дополнительные данные:

• период, за который составляется акт
• перечень транспортных средств
• ФИО водителей
• пробег по каждому ТС и путевому листу
• норма расхода топлива (л/100 км)
• нормативный расход топлива за период
• фактический расход топлива
• отклонение факта от нормы
• цена топлива и общая сумма к списанию
• ссылки на путевые листы

Марка, модель, государственный регистрационный номер — переносятся из свидетельства о регистрации ТС. Если используется прицеп — его данные также указываются.

VIN-номер или иной идентификационный номер — для грузового транспорта и автобусов является обязательным реквизитом.

Показания одометра. Это один из ключевых реквизитов для расчёта расхода ГСМ. Заполняется дважды:

• при выезде из гаража — диспетчером или ответственным сотрудником
• при возвращении — после завершения рейса

Разница показаний = фактический пробег. Именно на основании этих данных рассчитывается нормативный расход топлива.

ФИО водителя — полностью, без сокращений.

СНИЛС — стал обязательным реквизитом с марта 2023 года. Одна из самых частых ошибок: в старых формах этого поля нет, а бухгалтерия не добавляет его при разработке бланка.

Серия и номер водительского удостоверения — обязательны.
Если в течение рейса за рулём работают несколько водителей — данные каждого указываются отдельно.

Поле «Виды перевозок» является обязательным к заполнению с 1 января 2021 года. С 1 марта 2023 года нужно использовать новые виды перевозок, перечисленные в Приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Актуальные виды перевозок по Приказу № 390:

• коммерческие перевозки (перевозка за плату)
• перевозки для собственных нужд
• передвижение транспортных средств без перевозки
• работа специальных транспортных средств

Старые формулировки («грузовые перевозки», «пассажирские перевозки») без указания актуального вида — нарушение.

Вид сообщения указывается при необходимости: городское, пригородное, междугородное, международное.

Отметка ставится медицинским работником после проведения предрейсового медосмотра. Содержит:

• дату и время проведения осмотра
• результат: «прошёл» или «не допущен»
• подпись медработника с расшифровкой

Отметка о послерейсовом медосмотре ставится при возвращении. Обязательна для водителей, перевозящих пассажиров и опасные грузы.

Типичная ошибка: отметка стоит, но нет времени проведения. Такой лист считается оформленным с нарушением.

При электронном путевом листе медработник подписывает Титул 2 УКЭП — время фиксируется автоматически.

Контролёр технического состояния ставит отметку «технически исправен» (или «не допущен») с указанием:

• даты и времени проведения контроля
• подписи с расшифровкой

Типичная ошибка: отметка о техконтроле отсутствует полностью — штраф 30 000 рублей для организации.

При ЭПЛ — контролёр подписывает Титул 3 с электронной подписью.

Маршрут. Указываются адреса выезда и назначения. При нескольких остановках — все адреса. Это важно: при налоговой проверке инспектор сопоставит километраж маршрута с показаниями одометра. Расхождение без объяснения — риск снятия расходов.

Остаток топлива. В большинстве форм указывается остаток топлива при выезде и при возвращении. На основании этих данных рассчитывается фактический расход.

Заправки. Если в ходе рейса была заправка — фиксируется объём залитого топлива и номер топливной карты (или прикладывается чек АЗС).

После того как медосмотр пройден и техконтроль проведён, уполномоченное должностное лицо (диспетчер, начальник гаража) проставляет отметку «выпуск на линию разрешён» с подписью и временем.

Это финальная точка оформления перед выездом. Без этой отметки путевой лист считается незакрытым.

При возвращении в путевом листе фиксируются:

• время возвращения
• показания одометра
• остаток топлива в баке
• отметка о приёмке автомобиля (подпись диспетчера или механика)

Если проводится послерейсовый медосмотр — медработник ставит отметку с результатом.

Специального порядка хранения и сшивания путевых листов в Приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 нет. Организация вправе установить свои правила и сшивать путевые листы так, как ей удобно. Порядок хранения прописывается в правилах документооборота. Прошивать путевые листы можно с помощью степлера, ниток, специального оборудования.

Срок хранения путевых листов — не менее пяти лет как первичного учётного документа.

Кроме обязательных реквизитов, в путевом листе можно указывать любые дополнительные реквизиты, связанные со спецификой деятельности организации (п. 2 Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ).

Легковой автомобиль
Для легковых автомобилей путевой лист, как правило, оформляется ежедневно. При суммированном учёте рабочего времени допускается оформление на смену или на несколько дней при командировке.

Особое внимание: для директора и руководящих сотрудников, использующих корпоративный автомобиль, в маршруте должны быть зафиксированы реальные адреса рабочих поездок. Расплывчатые маршруты типа «по городу» или «по делам организации» — слабая позиция при проверке.

Грузовой автомобиль
Для грузового транспорта дополнительно указываются: тип кузова, грузоподъёмность, марка и государственный номер прицепа (если используется). При перевозке с оформлением транспортной накладной — её реквизиты вносятся в путевой лист или прикладываются к нему.

Автобус
Для автобусов обязательны отметки о послерейсовом медосмотре. При регулярных маршрутах — номер маршрута и данные о пассажиропотоке (если требуются).

ИП без наёмных водителей
ИП, самостоятельно управляющий автомобилем, также обязан оформлять путевые листы. В поле «водитель» указывает собственные данные. Медосмотр и техконтроль — обязательны в том же порядке.

Путевой лист заполняется строго до выезда. Обязательные реквизиты по Приказу № 390: срок действия, данные о владельце ТС, данные о транспортном средстве, данные о водителе (включая СНИЛС), вид перевозки, отметки о медосмотре и техконтроле, показания одометра при выезде и возврате.

Ошибки в обязательных реквизитах приравниваются к отсутствию документа — штраф до 30 000 рублей на организацию и риск снятия расходов на ГСМ при налоговой проверке.

В ЮСАВТО путевой лист создаётся в два клика: система автоматически подставляет данные о водителе (включая СНИЛС), транспортном средстве, организации и нормах расхода топлива из справочников. Все обязательные поля по Приказу № 390 заполняются автоматически — документ с незаполненным реквизитом просто не пройдёт валидацию.